オンラインマネジメント

オンライン会議をスムーズに導入運営する30の視点

テレワーク、リモートワークが巷で広がっています。新型コロナ禍で一気に加速しました。新しい働き方の移行へ向けて、重要な位置付けになるのがオンライン会議。「うちの会社でもオンライン会議をやらなくてはいけなくなった」「オンライン会議をやったけど要領を得なかった」「参加者とのコミュニケーションがうまくいかなかった」「やっぱり直接顔を合わせないとうまくいかない」「どうしたらいいの?」そんな疑問を解決する方法をまとめました。

インフラ環境面

何はさておき光回線&WIFI

相手や自分の声が途切れたり、声が遅れたり、途中で固まったりすると何をやっているかもわからなくなります。それまで盛り上がっていた話も一気に冷めてしまいます。進行が滞ると参加している他のメンバーにも迷惑をかけます。さらには人の印象まで悪くしてしまう可能性があります。

数年前からコミュニティメンバーとのオンライン会議を試行錯誤しながら運営してきました。初めて参加するメンバーの中にはスマホの人もいます。その場合は通信が不安定だったりします。画面がかたまると何度もストップして困った経験があります。接続トラブルが最大のストレスになります。何はさておき通信環境、それくらい重要なことと認識してください。

パソコン

オンライン会議をするならぜひパソコンを用意してください。ベストはデスクトップでモニター画面が横に広いもの。会議画面の横にメモが書けるスペースがあれば使いやすくなります。といってもそんな環境が自宅にある人も少ないでしょう。まずはノートパソコンにしたいものです。

パソコンがすぐに用意できないようならタブレットなら代わりをします。スマホはNGです。画面が小さくて相手に顔が見えないし、やっている方も長時間小さな画面を見続けるのは疲れます。また複数の参加者の顔が見れないのも難点です。

イヤホン・マイク

相手の声がちゃんと聴きとれること、自分の声が相手に聞き取りやすいこと、この2つが基本です。ヘッドセットを用意できたらベストです。ヘッドセットとはマイクとヘッドホンが一体化したものです。専用マイクがあればさらに音質は良くなりますが、オンライン会議ならヘッドセットで十分のスペックです。とりあえず参加であればスマホで使っているイヤホンマイクを代用してください。パソコン内臓マイクは一時しのぎ的で聞き取りにくいケースが多いためおすすめしません。ちなみに僕が使用しているのはロジクールのヘッドセットです。価格は5500円ほど、数年間これでやっていますが支障なく快適です。

WEBカメラ

画像が粗いと表情がわかりづらくなります。またそのことが気になって話していることに集中できなくなります。少し前のパソコンの内蔵カメラだと画質が良くないケースが多いので注意が必要です。ぜひ外付けのWEBカメラを用意してください。WEBカメラもピンキリですが、仕事に使うのであればそこそこのものを選んだ方がいいです。ちなみに僕はロジクールのWEBカメラを使っています。当時の価格は8000円ほどでしたが、それなりにクリアな画質で支障なく使っています。

お手持ちのスマホをWEBカメラにする方法もあります。iVCamというアプリを使います。実際にやってみましたが、映像はクリアになります。カメラが移動できるので別のアイデアも浮かんでたのしいです。カメラの選択肢に加えてみるのもありでしょう。

場所の確保

雑音があると、相手に迷惑をかけることに加えやっている本人も集中できません。オンライン会議のときはリビングなどではなく別の部屋で行くことをおすすめします。とはいえ仕事部屋がないという人は多いはず。であれば家族に今から仕事ということがわかるように伝えてください。自分の背景に映るものにも注意が必要です。できるだけ生活感は出さないようにします。見ている人がそちらに意識がいってしまいます。自分の好きな背景画像に変える設定もあります。

場所の明るさも大切な要素です。映像が暗いと表情が見えづらくなるし、見ている方は暗いことに意識がいってしまいます。それだけで暗いイメージになります。太陽光が入る場所がベストですが、難しいようなら適度に明るくなる照明を用意しましょう。

WEB会議システム

これまでの数年間、スカイプで始まり、グーグルハングアウト、アピアーインなどいろいろなツールを試してきました。事前説明が煩雑、重くて反応が遅れてしまう、途中で落ちてしまうなどさまざまな支障をきたしました。そんな中、出てきたZOOMを使い始めました。ZOOMは落ちることがほぼなく、通信が安定しています。指定したURLに入るだけで相手からも入りやすくできています。初めての人への説明も少なくて済みます。セキュリティ面の脆弱さが指摘されたときもありますが、今のところ問題なく使えています。他にはグーグルミーツも選択肢として挙げられます。

運営面|進行役

進行役を立てる

オンライン会議には必ず進行役を立ててください。リアルでも進行役が果たす役割は大きいです。誰から話せばいいのか、今話していいのかなど画面越しでは空気が読みづらくなります。お互いに遠慮して話を切り出しにくいというのは良くないことですよね。

大前提は参加者の目線とたのしむこと

オンラインは仕組み上、リアルに比べて受け身になりがちです。受け身になると、その場にいても他のところへ意識が行きがちです。主役は参加者です。今参加者がどういう状態にいるのかを観察することが大切。双方向でやりとりすることを意識しましょう。

もう一つ忘れてはいけないこと。それは進行役がたのしく臨むことです。「今日はみんなと顔合わせできてうれしいなあー」と口に出すと自然に笑顔ができます。進行役が明るい雰囲気をつくると、その場も明るくなります。逆に進行役が堅い空気を出すと場も堅くなります。会議はたのしくやるものです。スタートから意識しましょう。

ウォーミングアップから入る

会議スタート時はとにかく硬い雰囲気になります。まずは場を和ませることが大切です。「ここ数日であったちょっといいことを話してみてください」といったネタを順番にまわしてからスタートします。最初にひと言ずつでも発言することが重要。場所が自宅であれば身のまわりにあるものを紹介し合うといったアイデアでもいいでしょう。

ルールを提示する

オンラインはその場の空気感で進行することが難しくなります。スタート時にいくつかのお約束事を共有すると全員の意識がそちらへ向かうようになります。例えば僕のコミュニティでは、「時間を守る」「批判評論はNG」「相手を尊重する」「自分事で考える」というルールを確認した上で内容に入っていきます。

始まる冒頭に伝えて「よろしいですか?」と確認して承諾を得てください。「これでいきます」では一方的、相手に質問してうなずいてもらうのがコツです。オンラインは従来発想を断ち切るチャンスです。そのためにいつもの会議と今日は違うなと参加者に意識づけしましょう。

会議の目的を明確にする

「今日ってそもそも何だったっけ?」こんな感じになったことはありませんか?オンラインだけでなく会議によくある話です。みんなで意見を出し合う場なのか、情報伝達の場なのかというそもそもの目的。そして今日は何を決める会議なの?という共通認識をもつことです。最初に「今日のテーマはこれこれです。よろしいですね?」と質問して了解を得るところから入ってください。

目を配る

参加者の表情に目を配ってください。今どういう状態にいるのかに意識を置きます。リアルの場でも大切なことですがオンラインだとさらに必要です。同じ空間ではないだけに、参加者は他のことに意識がいってしまいがちです。絶対あってはいけないのはその場での疎外感。進行役は参加者の観察を怠らないようにしましょう。

前のめりで聴く

参加者の声に耳を傾けるのは進行役の役割です。「自分の話をちゃんと聴いてくれている」と思えたらうれしいし、一人ひとりのその感覚が場を活性化します。オンラインだとちゃんと聴いてくれている感が伝わりにくいため、身体ごと乗り出して聴いていく姿を見せましょう。進行役に聴いてもらえるだけで発言者のモチベーションは高まります。

どんどん質問する

進行役は「**さん、ここには何て書いてありますか?」「**さん、どう思いますか?」などどんどん質問をしてください。質問することで参加者との会話が生まれます。このとき**さん!と名前を呼ぶことを忘れないようにしてください。リアルであれば身振り手振りでわかりますが、オンラインだと誰に質問しているのかわからなくなるからです。

話さない人への配慮

「**さん、ここまでいいですか?」「**さん、話せていないことはありませんか?」と確認してください。リアルの場でも自分から切り出せないタイプの人がいますよね。そういう人はオンラインだとさらにその傾向が強くなります。質問されると「気にかけてくれてたんだ・・・」と感じてもらうことにもなります。

参加人数は目的に合わせる

参加者全員の意見をひき出したいのなら、最高でも6人程度までで留めましょう。それ以上になると、発言しない人が出たり、一人ひとりの状況が掴めなくなるからです。多人数で開催するときは一方通行の伝達共有を目的とするといった使い分けが必要です。

雑談を積極的に取り入れる

会議ではみんな発言しなかったけど、終わった後の雑談で良いアイデアが出たという経験をしたことってありませんか?雑談はリアルでもとても重要な位置付けにあります。オンラインだとさらに形式張ってしまいます。雰囲気も硬くなります。休憩時間のときに雑談してねーと積極的に取り入れていきましょう。会議席上では黙ってしまう人、しゃべらない人も雑談なら気軽に話すことができますよね。

休憩時間をまめにとる

パソコンの画面をずっと見ていると思った以上に疲れます。同じ姿勢を続けていると腰も痛くなります。何より集中力には限界があります。オンラインではリアルの場以上に頻度高く休憩時間をとるようにしましょう。

経験則では最長でも1時間に1回は必須です。できたらもう少し短い感覚の方がいいです。「今から休憩に入ります。トイレに行ったり、ストレッチしたりしてください」とう座った姿勢から動くことを促してください。

一人一台のパソコン

オンラインでは全員が同じ環境で会議をすることが大切です。複数の人数がいると表情が余計にわからなくなること、声をちゃんと拾わないことなど支障が出ます。また一対複数といった形になると一人の人だけ疎外感が出てしまいます。一人ひとりが1台のパソコンで同じように参加する方法がベストです。

全て受け止める

進行役は発言者の意見を受け止めてください。受け止められないと発言はできなくなります。「みんな違う存在、個性は大いに出してね」のスタンスで進めます。この場には合っていないからNGとかダメ出しはしないようにします。相手の発言の奥底には何があるのかを意識しながら聴けるようになったらベストです。チームは個の集合体です。さまざな価値観が混ざり合うからこそ新しいものが生まれていきます。

個人・個性に目を向ける

その人が話していることの良いところを探します。コツは「必ず良いところがある」と思うことです。その人の発言の奥底には何があるのかを意識しながら聴きます。その人の話していることが、本当に言いたい事、悩んでいる事だとは限らないケースがあります。自分の悩みの本質に本人が気づいていない場合もあります。だからこそまずはよく聴いて、よく質問してあげるのが大切なのです。

会議でなくミーティング

時間決めて議題決めてやるのが会議というイメージかもしれません。でもほんとにそうでしょうか?アイデアを出したい、みんなの頭を借りたい。実はそんなときに集まる方が生産的ではないですか?ミーティングといった方がピッタリですね。

チームメンバーと話したいと思ったら、「今ちょっといい?」と声をかける。短時間でサッとやる。用件が終わったらすぐ終了。オンラインだと会議室に集まる手間もないのでその場でちょっとできます。時間ばかりとられてしまうムダな会議とは雲泥の差です。何度も顔合わせしていたら離れていても親近感が湧くという副産物もあります。

運営面|参加者

身だしなみはそれなりに

会議の場は基本オフィシャルです。スーツを着る必要ありませんが、TPOに合わせたものを着るようにしましょう。参加メンバーの関係性、会社の雰囲気に合わせたものが無難です。見た目で第一印象は決まります。部屋着のまま参加するなどは避けた方がいいです。

目線はカメラに合わす

画面にずらっと並んだ参加者の顔、自分の顔。オンライン会議では目線をどこに置けばいいかに迷ってしまいます。顔に目線が行くのが普通です。でもその様子を拾うのはカメラです。相手と目線を合わすにはカメラを見るのがベストです。といってもやはり顔を見てしまいます。僕はできるだけ顔の中心と合うようにカメラの位置を調整したりしています。

「自分の顔を見るのがいや」という声もたまに聞きます。最初はやむを得ないことですが、あまり意識しないことです。逆転の発想をすれば、自分の表情を客観視できるなんて今までなかったことです。表情づくりの改善に利用するという視点になると意味がありますよね。

画面への身体の向き

画面に向かって真正面に座ってください。たまに横から画面を見ている人を見かけます。会議への参加が半身になっているようで不快感を感じさせます。ちゃんと臨んでいたとしても見た目で判断されることがありますので注意してください。

顔をカメラから遠ざけない

カメラとの距離も意識してください。カメラから離れると、相手からすると顔が遠くにあって表情が全くわからなくなってしまいます。そうでななくても表情が読み取りづらいオンラインです。リアルでは当たり前のことができない点を意識してください。

ダラダラ発言しない

会議の場は平等です。一人の人が時間を食ってしまうのは良くないことです。発言するときはできるだけ簡潔明瞭にまとめます。「結論→理由→具体例」という順番にするとシンプルになります。僕のコミュニティでは、みんなから意見をもらいたいときは「フィードバックしてほしいことは***です」と最初に言ってから本題に入る方法を徹底しています。リアルの場でも同じですが、会議の場ではわかりやすく的確に表現することを意識するようにしてください。

自分の意見を発言する

オンラインではリアル以上に存在感を示すのが難しい環境です。ずっと黙っているとどんどん透明人間のようになってしまいます。積極的に発言することに意識を置きましょう。多くを語る必要はありません。言葉選び、伝えたい本質などにポイントを置いてシンプルに発言していくのがおすすめです。

文字コミュニケーションに気を配る

オンラインではチャットを併用するなど文字を使ったやりとりが増えます。言葉の使い方で相手に伝わる印象が変わります。「了解しました」「次の手続きに進んでください」といったこれまでメールで事務的な連絡しかしてこなかった人は、メッセージを送るときに、今までより相手に対する心配りをするように意識してください。誤解を招く原因になります。

表情を大げさにする

オンラインでは表情や感情がわかりづらくなります。自分の話をどう思ったんだろう・・・と不安になったりもします。画面を通してでも少しでも相手に伝わるように、うなずきを大きくしたり、笑顔をつくったり、あいづちを打ってあげたりしましょう。画面越し顔の筋肉を動かすことでフェイスラインも良くなるといったおまけ効果もあるみたいです。

ちゃんと聴く

相手の話をちゃんと聴く姿勢をもちましょう。発言する人以外はミュートボタンを押してこちらの雑音が入らないようにするといった方法があります。お互いの発言を受け止めることはオンラインに限らず重要なことですよね。

オンラインならではメリットもあります。耳からの情報だけなので相手の声に集中できます。真剣に聴いてくれている、真剣に思って発言してくれているのが実感できるのでより深い繋がりに発展していく可能性があります。お互いの事を聴く、知る。普段ちょっとでいいのでその人の事を気にしていると、アンテナが広がりその人の役に立つかな~なんて思って相手と接して行くとより一歩踏み込んだ人間関係につながっていきます。

コミュニティでは「相手を尊重する」といったルールを徹底しています。繰り返し反復することで相手の話をちゃんと聴こうという姿勢が浸透します。進行役になったときは率先垂範です。特定の人が場を独占しないように参加者全員の発言をひきだすことに意識を置いてください。

まとめ

いくつかの視点を解説しました。読んでみると「リアルの会議と同じだよね」と気づきませんでしたか?そうなんです、会議コミュニケーションはオンラインでもリアルでも同じです。オンライン会議というと何か新しい特別のものと思いがち。実は人と人が会する場に違いはなく、本質は変わりません。

直接顔を合わせない分、意識が高まり、今まで見過ごしてきた大切なことに気づくことができるようになります。オンライン会議で培ったものをリアルでも実践することで、今までにも増して職場コミュニケーションは活性化していきます。一人ひとりへ目を向けることでチームの力が倍増します。物理的な距離を埋めるものは心の距離感。オンライン会議をたのしく始めていきましょう。

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